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読みやすい文章を書く方法<基礎>

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にゃん花子
にゃん花子
なんとなく読み辛いから、卒業したいにゃん!先生〜教えてくださいにゃん
先生にゃん
先生にゃん
プロライターです。読みやすい文章を書く、3つの鉄則をご紹介するにゃん

さっそくですが、こちらの文書を読んでみましょう。最後まで読めますか?

こんにちは。プロライターの先生にゃんです。いつもカスタマーやクライアントさんとのやりとりをありがとうございます。

顔を見ない相手と文字でやりとりをするのって、とても難しいですよね。会話とは違って文字は感情が読み取れないので、こちらが思っているよりも冷たい印象を与えてしまったり、失礼になってしまうこともあります。また、どんなにこちらが正しくとも、低姿勢に低姿勢を重ねて損はありません。少しでも上から目線だな…と感じられた瞬間に、ヲワタ・・・です。自分で書いた文章を、送られたカスタマーやクライアントになった気分で読み返して、違和感がないか確認してみてくださいね。文章を書く時、独特のリズムで書いています。時にそれは方言だったり…。イントネーションや間合いが変わるだけで捉える意味が変わることもありますので、できるだけ誤解の少ない言い回しを考えたり、句読点をいれて文字切りをはっきりさせたりするのも方法の一つです。

さて、ここまでの文章、ちゃんと読んでくれた人はどのくらいいるでしょうか?この資料は読みやすい文書作成について書かれたもののはずですが、ここまで読んで、みなさんはどんな文章を書けば良いかハッキリ・スッキリ分かりましたか?今一つ、分からないですよね。分かったという方はよほど真面目で忍耐力のある方だと思います。私ならとっくに読むのをやめています。ええ、もうとっくに読んでいません。ドロップアウトします。

そうです。これはNG例です。伝えたい事が多いとつい、つらつらと長い文章を書いてしまいます。想いが熱ければ熱いほど。誰かに何かを伝える時、これは記事でも同じことですが、伝えたいことに順位をつけて情報を整理するというのが大切になります。え!?まだこの読みにくい文章の中で解説するのかって?そうですね。ちゃんとお伝えしたいので、正解版にて説明しますね。ここまでお付き合いいただきありがとうございました。

先生にゃん
先生にゃん
さて、先ほどの文章を最後まで読めましたか?こちらはNG例ですにゃん。最後まで読んでくれたあなた、とっても真面目です!お付き合い感謝にゃん

読みやすい文章【3つの鉄則】

先生にゃん
先生にゃん
送付文は、カスタマーやクライアントという、顔の見えない相手との大切なコミュニケーションにゃん。伝えたい事が相手に正しく伝わるように、文書作成を磨いていくにゃ〜ん。

<鉄則1>文章で書かない

上記NG例のように、長い文章は「読まれない」。ということを胸に、
パッと見て何が書いてあるか分かるようにするのが大切です。

<鉄則2>情報の取捨選択・整理をする

まず、自分は相手に何を一番に伝えたいのか、
下記の①②③にあてはめて整理をします。
熱い想いなど、あてはまらないものは思い切って割愛します。

  1. どうしても伝えたいメッセージ
  2. 絶対知ってもらわないといけない情報(見出しにする)
  3. 知っておいてもらった方が良い②に対する補足
情報とメッセージは違う

情報相手の役に立つことや、相手が知りたいと思っていること。
メッセージ → 発信者側が伝えたい理念や新しい価値観。(これを伝えることで相手の好感度が上がるもの)

<鉄則3>書いた文章を読み返す

自分で書いた文章は、独特のリズムがあるため、
読む人によっては読み難かったり、違う意味にとらえられることがあります。
誤解を生まないためにも、以下のポイントに注意して確認します。

確認は送られた人になりきって音読で

  • 文字切り(息継ぎポイント)が分かりやすいか
  • イントネーションの違いで意味が変わらないか
先生にゃん
先生にゃん
文章を書いている時には気がつかないことが多いものにゃん。送られた側の立場になってみることが大切。「自分ならなんて言われたいか」を考えてみるにゃん。個別で送るDMなどは、冒頭の挨拶文などで印象が大きく変わるにゃん。
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にゃん花子
「コード書くには苦手」「コピペで動けば、それでOK」な、ノンプログラマー向け | マニアック・ピンポイントなWordpress TIPSが多め|文系から独学でWeb屋さんになった人|インフラ分野のわかるWebディレクター|主にWordpressのサイト立ち上げ、リプレイス、運用をしています|PC画面にブツブツ呟きながら、制作するのが好きです|坐骨神経痛とぎっくり腰経験済 | ブログ収益を保護猫活動に使いたいので、頑張る人 | 夜型人間から朝方に切り替え中|小学1年生の壁に負けじと2024年も奮闘します

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